شما پرمشغله نیستید، تنها روش صحیح مدیریت زمان را نمی‌شناسید و همین باعث می‌شود روز‌هایتان بی‌نظم شود و به تمامی کار‌ها نرسید. تایم‌باکسینگ نوعی تکنیک مدیریت زمان است که به شما در شکل‌دهی نظم شخصی و سازمانده‌ی برنامه‌ها کمک می‌کند. با این روش، مهم‌ترین کارهای روز در اولویت قرار می‌گیرند و می‌توانید به وضوح ببینید برای هر فعالیت چقدر وقت صرف کرده‌اید. در این گزارش به بررسی ماهیت تایم‌باکس، مزایای آن و نحوه بهره‌برداری صحیح می‌پردازیم.
تایم‌باکسینگ چیست؟
تکنیک تایم‌باکسینگ به معنای تقسیم زمان روز به چند بازه یا جعبه و اختصاص هر جعبه به انجام یک کار خاص است. در برنامه‌ریزی رایج، فهرست وظایف بدون تعیین دقیق زمان آغاز و پایان تدوین می‌شود، اما در تایم‌باکس هر کار در یک بازه زمانی ثابت قرار می‌گیرد تا روشن شود کی آغاز می‌شود، چقدر طول می‌کشد و کی به پایان می‌رسد. حتی می‌توانید مکان انجام کار‌ها را نیز در این جعبه‌ها ثبت کنید.
پس از تعیین جعبه‌های روزانه، باید به آن‌ها التزام ورزید و آن‌ها را همانند جلسات کاری رسمی تلقی کنید. در طول هر جلسه باید تمرکز کامل بر کار مورد نظر باشد، آن را به تعویق ناندازید و کار دیگری را جایگزین نکنید. در صورت نیاز، می‌توانید تکنیک‌های تقویت تمرکز را در کنار تایم‌باکسینگ به کار بگیرید تا بهره‌وری روزانه به حداکثر برسد.
چگونه برای کارهای مختلف زمان مناسب تعیین کنیم؟
قبل از آغاز هر کار، نتیجه‌ی مورد انتظار و خروجی‌های مورد نیاز برای رسیدن به کیفیت مطلوب را مشخص کنید. سپس تخمین بزنید که تولید این خروجی‌ها چقدر زمان می‌برده و بر این اساس کار را در یک یا چند تایم‌باکس قرار دهید. کارهای طولانی‌مدت را در چند بازه کوتاه‌تر تقسیم کنید تا از خستگی جلوگیری شود.
با فرا رسیدن زمان هر جعبه، کار را آغاز کنید و به گونه‌ای پیش بروید که با پایان بازه، کار نیز به اتمام رسیده باشد. زمان اختصاص‌یافته نباید آن‌قدر کم باشد که با عجله و استرس مواجه شوید، و نه آن‌قدر زیاد که بخش از روز هدر رود یا توجه‌تان پرت شود.
اگر کار زمان بیش‌تری می‌طلبد، چند تایم‌باکس به آن اختصاص دهید، اما هرگز از محدوده یک جعبه زمانی فرا‌تر نروید!
مزایای بهره‌گیری از تایم‌باکسینگ
در صورت التزام به این تکنیک، از مزایای زیر بهره‌مند خواهید شد
- وقتش انجام کار فرا می‌رسد، ذهن‌تان مجبور می‌شود متمرکز بماند و دچار حواس‌پرتی نشود.
- با رعایت بی‌قید و شرط جعبه‌ها، نظم شخصی را یاد می‌گیرید.
- می‌دانید در هر بازه فقط یک کار دارید و بقیه کار‌ها در بازه‌های بعد انجام می‌شوند، بنابراین تمرکز راحت‌تر است.
- بر کمال‌گرایی خود تسلط پیدا می‌کنید و بیش از حد برای یک کار وقت نمی‌گذارید.
- مدیریت زمان ساده‌تر شده و کار‌ها به‌موقع و با کیفیت مطلوب تحویل داده می‌شوند.
- می‌دانید هر کار چقدر طول می‌کشد و در روز چه کار‌هایی باید انجام شود، لذا برنامه‌ریزی آسان‌تر می‌شود.
درمان اهمال‌کاری با تایم‌باکسینگ
اهمال‌کاری از چالش‌های اصلی افرادی است که نظم شخصی ندارند و کار‌ها را در لحظه آخر انجام می‌دهند. تایم‌باکسینگ روشی موثر برای مقابله با این پدیده است.
ذهن انسان وقتی کار را آغاز می‌کند، به دنبال نقطه پایان آن می‌گردد. قطعا برایتان پیش آمده که در تماشای فیلم یا سریال متوجه شوید از آن لذت نمی‌برید، اما فقط برای اینکه فکر ناتمام نماند، تا انت‌ها تماشا می‌کنید. این ویژگی ذهن کاربرد‌های مثبت هم دارد؛ کافی است کار معوقه را آغاز کنید، ذهن درگیر می‌شود و تا پایان رهایتان نمی‌کند.
با استفاده از تایم‌باکسینگ به خود یادآوری می‌کنید که زمان انجام کار معوقه فرا رسیده و همین حال باید آغاز کنید. یادتان باشد که التزام به زمان آغاز و پایان جعبه‌ها از مهم‌ترین ارکان این تکنیک است. وقتی کار را آغاز کردید، مقاومت اولیه ذهن از بین می‌رود و می‌توانید آن را تا انت‌ها ادامه دهید.
اگر وظیفه معوقه طولانی است، می‌توانید آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و هر بخش را در یک تایم‌باکس یک تا دو ساعته به انجام برسانید.
پیشگیری از کمال‌گرایی با تدوین تایم‌باکس
هر کار به اندازه زمانی که برایش تعیین می‌کنید، طول می‌کشد؛ این قانون پارکینسون است. تصور کنید رئیس شما برای یک کار یک هفته فرصت داده، اما ناگ‌هان تماس می‌گیرد و می‌گوید باید در سه روز تحویل دهید. شما کار را انجام می‌دهید، در حالی که حجم کار تغییر نکرده، تنها تغییر در ذهن شماست که به‌جای یک هفته، سه روز برای اتمام در نظر گرفته شده.
وقتی کاری را بدون تعیین موعد نهایی آغاز می‌کنید، بذر شلوغی و بی‌نظمی برای کل روز کاشته می‌شود. در مقابل، وقتی به انجام کار در زمان مشخص متعهد می‌مانید، دیگر فرصت کمال‌گرایی سمی نخواهید داشت، چون باید کار را به‌موقع تمام کنید و به جلسات مهم بعدی برسید. همان‌طور که گفتیم، هر تایم‌باکس مانند یک جلسه کاری مهم است که باید در زمان دقیق و با تمرکز کامل برگزار شود.
بهره‌گیری از تایم‌باکسینگ در جلسات کاری
تا اینجا جعبه‌های زمانی را به جلسات کاری تشبیه کردیم، اما در این بخش توضیح می‌دهیم که تایم‌باکسینگ واقعا برای افزایش بهره‌وری جلسات سازمانی هم کاربرد دارد.
اگر به جلسات برگزارشده در سازمان دقت کنید، متوجه می‌شوید بسیاری از آن‌ها فقط وقت‌گذارند و خروجی مشخصی ندارند. با استفاده از تایم‌باکس می‌توانید جلسات را با بازده‌ی بالا‌تر برگزار کنید تا هم خروجی مطلوب حاصل شود و هم زمان هدر نروید. برای هر جلسه یک جعبه زمانی بسازید و موارد زیر را مشخص کنید
- زمان آغاز جلسه؛
- زمان پایان جلسه؛
- کار‌هایی که باید در طول جلسه انجام شود؛
- خروجی مورد انتظار جلسه.
تایم‌باکس را برای همه شرکت‌کنندگان بفرستید. وقتی جلسه محدودیت زمانی دارد، افراد از سخنان بی‌نتیجه و وقت‌گیر خودداری می‌کنند و بر موضوعات مهم متمرکز می‌شوند. برخی جلسات احتمالا فقط ۱۵ دقیقه لازم دارند؛ مثلا هر روز صبح می‌توانید با تیم‌تان جلسه ۱۵ دقیقه‌ای برای مرور کارهای روز برگزار کنید که حتی نیاز به نشستن هم ندارد.
اجرای تکنیک تایم‌باکس در موبایل یا کامپیوتر
یکی از ساده‌ترین راهکار‌ها، استفاده از تایم‌باکسینگ در گوشی هوشمند یا کامپیوتر شخصی است. تقریبا تمام تقویم‌های آنلاین این قابلیت را دارند، اما تقویم گوگل (Google ) یکی از کاربردی‌ترین ابزار‌ها است که با این روش کار می‌کند. این تقویم روی حساب جیمیل ذخیره شده و در همه دستگاه‌های متصل در دسترس است. اپلیکیشن در زمان آغاز یا پایان هر جعبه نوتیفیکیشن ارسال می‌کند. اگر اعلان‌ها دیده نشوند، برای هر بازه زنگ هشدار تنظیم کنید تا حواس‌تان پرت نشود و کار‌ها در موقع آغاز و به پایان برسند.
ترکیب تکنیک پومودورو و تایم‌باکسینگ
تکنیک پومودورو راهکاری مناسب برای افزایش تمرکز است. در این روش ۲۵ دقیقه با تمرکز کامل کار می‌کنید، سپس ۵ دقیقه استراحت می‌کنید. در استراحت بهتر است به‌جای مراجعه به گوشی، حرکات کششی انجام دهید یا در اتاق قدم بزنید. این چرخه را برای بار سوم و چهارم تکرار کنید، اما پس از بار چهارم به‌جای ۵ دقیقه، ۲۰ تا ۳۰ دقیقه استراحت طولانی‌تر داشته باشید.
با ترکیب تایم‌باکسینگ و پومودورو، هر جعبه زمانی ۲۵ دقیقه می‌شود. بدین ترتیب وقتی کاری را آغاز کردید، فقط ۲۵ دقیقه برای آن اختصاص دهید و بقیه را به جعبه بعد منتقل کنید. این کار باعث می‌شود ذهن به خاطر بازه کوتاه کمتری نشان دهد و به واسطه التزام به جعبه‌ها، نظم شخصی هم تقویت می‌شود.
كلام آخر جعبه‌های زمانی مرز بین لحظات شما هستند
شما نمی‌توانید بدون پاسپورت و ویزا از مرز ایران خارج شوید؛ تایم‌باکسینگ هم باید همین‌قدر قانونمند باشد. هیچ کاری نباید قبل از زمان تعیین‌شده آغاز شود یا پس از آن به پایان برسد. هر کار باید در تایم‌باکس خود انجام شود و اگر طولانی‌تر شد، باید جعبه بعدی به آن اختصاص یابد.
در این مقاله توضیح دادیم تایم‌باکسینگ چیست و در چه مواردی سودمند است. تنها راز موفقیت در بهره‌گیری از این تکنیک، التزام به روش اجرای آن است. اگر تجربه‌ای در مورد استفاده از جعبه‌های زمانی دارید یا از روش دیگری برای مدیریت زمان روزانه بهره می‌برید، در بخش نظرات برای ما بنویسید.
